Auswirkungen neuer Kommunikationstechnologie im Büro auf Organisationsstruktur und Arbeitsinhalte (Dienstleistungsunternehmen)
Der Kommunikationsfluß in einem deutschen Großunternehmen. Benutzte
Kommunikationsmittel und Charakterisierung der Büroarbeitsplätze der
Befragten. Akzeptanz neuer Kommunikationstechnik durch Bediener und
Nutzer.
Themen: Das Gesamtprojekt teilt sich in eine Reihe unterschiedlicher
Fragebögen auf, die jeweils unterschiedliche Bereiche der
Bürokommunikation erfassen.
1.Rahmenbedingungen der Kommunikation: Abteilungszugehörigkeit;
Funktion des Befragten; Anzahl der Personen im Arbeitsraum; erlernter
Beruf; Sekretariat nebenan; Charakterisierung von Art und Umfang der
Telefongespräche; Notizen; Störungen des Telefonverkehrs;
Charakterisierung der ausgeführten Schreibarbeiten; Art der benutzten
Schreibmaschine; Diktiergerätbenutzung; Angaben über Art und Umfang der
hergestellten Fotokopien; Durchschläge; Reparaturanfälligkeit des
Kopiergeräts; Art und Umfang der empfangenen und versandten
Telex-Schreiben sowie Fernkopien; Art und Umfang von Haus- bzw.
Briefpost; Laufzeiten und Art der erhaltenen Nachrichten;
Charakterisierung der Geräuschentwicklung am Arbeitsplatz; subjektiv
empfundene Belastung durch Geräusche, die durch die Kommunikationsmittel
entstehen.
2.Technik im Büro: Beurteilung der "neuen Technik" im Büro (Skala) und
der Fähigkeiten der Sekretärin, damit umzugehen; Einstellung zum
Forschungsprojekt.
3.Arbeitssituationsbeschreibung: Allgemeine sowie auf die Situation des
eigenen Arbeitsplatzes bezogene Charakterisierung der
Arbeitsanforderungen und Charakterisierung des wünschbaren
Arbeitsplatzes anhand der gleichen Skala.
4.erschiedene Arten des Informationsaustausches: Charakterisierung der
verschiedenen Informationsaustauscharten (persönliches Gespräch,
Telefonieren, Fernkopieren, Fernschreiben und Briefpost) anhand des
jeweils gleichen "semantischen Differentials".
5.Wahl von Kommunikationsmitteln: Wichtigste Kriterien für die Wahl
eines Kommunikationsmittels.
6.Kommunikationsbeziehungen: Charakterisierung der internen, der
externen sowie der innerabteilungsgebundenen Kommunikationsbeziehungen
nach Art und Häufigkeit; Charakterisierung der Gesamtheit des
Informationsaustausches; hauptsächliche Kommunikationspartner.
7.Kommunikation mit Teletex: Art und Häufigkeit der Kommunikationen mit
den einzelnen Funktionsbereichen des Unternehmens; örtliche
Unterbringung dieser Funktionsbereiche; persönlicher Kontakt zu den
Ansprechpartnern; perzipierte Verbesserungsmöglichkeiten für die
innerbetriebliche Kommunikation; Hauptkommunikationspartner und Zweck
der Kontaktaufnahmen; Entscheidungsfindung bei der Wahl des
Kommunikationskanals (Skala); Ersetzbarkeit von Brief, Telefongesprächen
und persönlichen Kontakten durch andere Kommunikationskanäle;
perzipierte Auswirkungen durch die vorgenommenen organisatorischen
Änderungen.
8.Aufgabenbeschreibung: Beschreibung der Aufgaben am Arbeitsplatz nach
ihrer Vielfältigkeit, ihrer Abhängigkeit von Vorarbeiten, der
Zusammenarbeit mit weiteren Mitarbeitern, der Auftretenshäufigkeit von
Arbeitsspitzen, der Abwesenheit vom Arbeitsplatz, der
Vertretungsregelung, der firmeninternen und firmenexternen Kontakte, den
strukturellen Merkmalen des Aufgabengebietes und der Bürotätigkeit;
Darstellung beispielhafter Einzelaufgaben.
9.Schreibaufträge: Einschätzung des Korrekturaufwands bei
maschinenschriftlichen Schriftstücken; Fernschreiber- und
Fernkopiennutzung; Hinderungsgründe bei der Nutzung des
Teletex-Versuchsgerätes; Verwendung von Textautomaten oder
Speicherschreibmaschinen; Bedienungssicherheit beim Teletexgerät;
Anforderungen an eine Sekretärin; Zufriedenheit mit der
Sekretariatsorganisation; Anforderungsprofil für die sinnvolle Nutzung
eines Teletexsystems; eigene EDV-Anwendung.
10.Telefongespräche während einer Dienstreise: Charakterisierung von
Grund und Inhalt von Telefongesprächen, die während einer Dienstreise
mit dem eigenen Unternehmen geführt werden mußten; Erfolg des Gesprächs.
11.Briefpost: Detaillierte Beschreibung von Briefpartner, Briefinhalt
und äußerer Form eines erhaltenen Briefes.
12.Ankommender Telefonanruf: Charakterisierung eines Telefonanrufs nach
Telefonpartner, Anrufgrund, Wichtigkeit, Dauer und Inhalt des Gesprächs;
Teletexfähigkeit des Partners.
13.Postversand: Charakterisierung des Briefpartners, der Angaben im
Brief sowie der formalen und inhaltlichen Ausstattung des Briefes.
14.Abgehender Telefonanruf: Charakterisierung des Telefonanrufs nach
Telefonpartner, Wichtigkeit, Dauer, Grund und Inhalt des Gesprächs.
15.Gespräch: Charakterisierung eines stattgefundenen Gesprächs nach
Hauptanlaß, Gesprächsdauer, Gesprächspartner sowie Grund für die Wahl
dieses Kommunikationsmittels.
16.Zählbogen-Informationsaustausch: Erfassung aller aufgabenbezogenen
Informationsaustausche nach Kontakthersteller, Kommunikationsweg,
Beschäftigungsort des Kommunikationspartners und Dringlichkeit.
17.Arbeitsplatzbeschreibung: Beschreibung der Arbeitsanteile zum
Schreiben von Briefen, für den Postausgang, zur Bearbeitung des
Posteingangs, für Fernschreiben, für Fernkopien und Telefonieren.
18.Bürotechnik: Einstellung zur Technisierung der Büroarbeitswelt
(Skala).
19. Arbeitsbeanspruchung: (Dieser Fragebogen wurde an die Sekretärinnen
gerichtet) Charakterisierung der Arbeitsbelastung der Streßsituationen
im Büro; Überlastung; Eiligkeit von Schreibaufträgen;
Arbeitsunterbrechungen; Wunsch nach mehr Selbständigkeit; Einstellung
zur Technisierung der Büroarbeitswelt; empfundene Doppelbelastung als
Frau.
20.Nur an Sekretärinnen, die am Feldversuch mit Textautomaten
teilnahmen: Genügend Einarbeitungszeit; Unterstützung durch Vorgesetzten
bei der Einführung; Nutzungsgründe für den Textautomaten sowie für die
Schreibmaschine; allgemeine Charakterisierung des Textautomaten
(semantisches Differential); Vor- und Nachteile von Textautomaten;
Beurteilung der Schulung am Gerät.
21.Zeitbudget: Detaillierte Erfassung des Zeitbudgets von Sekretärinnen
und Charakterisierung des Schriftguts nach Erstellung, Versendung und
Art (Sekretärinnenfragebogen).
22.Arbeitsbeanspruchung: Charakterisierung der eigenen Stimmungslage
anhand eines semantischen Differentials.
23.Auswirkungen der Veränderungen an Sekretärinnen: Art der Änderungen
durch den Einsatz des neuen Gerätes; Charakterisierung der Arbeit am
Versuchsgerät; Beschreibung der Sekretariatsorganisationen;
Schriftguterstellung und Folgen des Versuchsgeräts; Nachrichtenverkehr
mit dem Ausland; Beurteilung von Telex, Telefax und Telefon; Führen
einer Ablage; Charakterisierung der Arbeitssituation (Skala); kritische
Situationen und Meinungsverschiedenheiten im Zusammenhang mit der
Aufstellung des Versuchsgeräts; Charakterisierung der Schulung und
Einarbeitung; Vertretungsregelung; Anforderungsprofil an Sekretärinnen,
die die neueren Bürotechniken beherrschen; Ausbildung.
24.Akzeptanz: Charakterisierung des Büroarbeitsplatzes und der durch
die Teilnahme am Versuch entstandenen Verbesserungen bzw.
Verschlechterungen (Skala); Einstufung von Sekreträrinnentätigkeit nach
ihrer Beliebtheit und der Prägung des eigenen Arbeitsplatzes; eigene und
Ansprüche der Vorgesetzten an die Qualität der Schreibarbeiten;
allgemeine Beurteilung des Versuchsgeräts und der Arbeit an diesem
Gerät; Entscheidungskriterien für die Benutzung alternativer
Kommunikationskanäle.
25.Allgemeine Charakterisierung einer elektrischen Schreibmaschine, der
Textbearbeitung, der Versendungs- und Empfangsmöglichkeiten beim
"Fernbrief" der "gelben Post" des Fernkopierers, des Telex und des
Telefons.
Demographie: Schulbildung; Berufsausbildung; Ausübung (in Jahren) des
derzeitigen Berufes (klassifiziert); Ausübung (in Monaten) des
derzeitigen Arbeitsplatzes (klassifiziert).