This Article deals with relations between legal provisions on confidentiality on one hand and the Act on Access to Public Administration Files no. 140/2012 on the other. It describes differences between general and special clauses on confidentiality in Icelandic law and analyses their effect on public access to information. The author also argues for better quality of confidentiality provisions in Icelandic law i.e. to enhance a balanced progress of rights of access to administrative files.
Greinin fjallar um heimild sveitarfélaga til að sinna ólögbundnum sameiginlegum velferðarmálum íbúa sinna, sbr. 2. og 3. mgr. 7. gr. sveitarstjórnarlaga, nr. 45/1998. Tilgangur greinarinnar er ekki sá að gefa einhlít svör um svigrúm sveitarfélaga að þessu leyti. Tilgangurinn er fremur að benda á aðferð, draga fram ákveðin sjónarmið, sem beitt verður við nánari afmörkun heimildarinnar. Í greininni er í fyrstu vikið stuttlega að þeim skilyrðum sem ólögbundin verkefni sveitarfélaga þurfa að fullnægja til að geta fallið innan umræddrar heimildar. Endanlegar niðurstöður í því efni eru þó ekki settar fram. Meginefni greinarinnar felur í sér umfjöllun um þær takmarkanir sem heimildin sætir og leiðir af öðrum lagaákvæðum og grundvallarreglum í stjórnsýslurétti en 7. gr. sveitarstjórnarlaga. Af lögmætisreglu stjórnsýsluréttar leiðir að heimild sveitarfélaga til rækslu ólögbundinna verkefna verður ekki beitt til töku ákvarðana sem eru með beinum hætti til þess fallnar að íþyngja borgurunum. Á hinn bóginn leiðir sjálfstætt fjárstjórnarvald sveitarfélaga til þess að það er raunhæft álitaefni í sveitarstjórnarrétti hvaða heimildir sveitarfélög hafa til töku ívilnandi ákvarðana og athafna án beinna lagaheimilda. Heimildin sætir mikilvægum takmörkunum vegna jafnræðisreglu stjórnsýsluréttarins. Sveitarfélögunum er skylt að gæta jafnræðis íbúa sinna, til að mynda við framkvæmd ólögbundinnar þjónustustarfsemi. Reglur sveitarstjórnarlaga um forsvaranlega meðferð fjármuna fela einnig í sér takmarkanir á heimildum sveitarfélaga til að taka upp ólögbundin verkefni. Vegna þeirra reglna og annarra atriða eru verulega takmarkaðir möguleikar sveitarfélaga til að leggja fjármuni í verkefni eða rekstur sem í felst fjárhagsleg áhætta.
Mikið af upplýsingum verður til hjá stjórnsýslunni eða berst henni með einum eða öðrum hætti. Reglulega koma upp álitamál um varðveislu þessara upplýsinga og eyðingu þeirra. Í greininni er fjallað um þau ákvæði laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn sem mæla fyrir um það hvaða skjöl stjórnvöldum ber að varðveita í því skyni að skila þeim á síðari stigum til opinberra skjalasafna og hver hafi eftirlit og yfirstjórn með þeirri framkvæmd. Helstu niðurstöður eru eftirfarandi: Í fyrsta lagi að öll skjöl sem hafa orðið til og tilheyra starfsemi afhendingarskyldra aðila falla undir gildissvið laganna óháð formi þeirra eða hvernig þau urðu til, nema sérlög leiði til annarrar niðurstöðu. Í öðru lagi að skjölin ber að varðveita nema fyrirmæli og heimildir Þjóðskjalasafns Íslands, hvað varðar skjalavörslu eða grisjun skjala, eða sérlög, leiði til annarrar niðurstöðu. Í þriðja lagi að það er Þjóðskjalasafn Íslands sem hefur eftirlit með framkvæmd laganna. Vegna þess hversu víðfeðm skilgreiningin er á hugtakinu skjal í lögum um opinber skjalasöfn þá hafa framangreindar niðurstöður mikla þýðingu fyrir störf stjórnsýslunnar.
