Palvelun laadun arviointi moniportaisessa julkisessa organisaatiossa

Abstract

Tutkimuksessa tarkastellaan palvelun laadun arviointia moniportaisessa julkisessa organisaatiossa. Laatutyöhön kuuluu keskeisenä osana laadun arviointi. Ongelmallista julkisten organisaatioiden tuottamien palvelujen arvioinnissa on se, että lainsäädäntö jättää usein viranomaisten harkinnan varaan sen, millaisina palvelut tosiasiallisesti tuotetaan eivätkä kunnalliset päätöksentekijätkään välttämättä aseta palvelujen laadulle kovin tarkkoja tavoitteita. Jos em. tahot asettavat palvelun laatua koskevia tavoitteita, ne asetetaan yleensä palvelun lopputulokselle eikä palvelun tuotantoprosessin välivaiheille. Moniportaisissa organisaatioissa ja organisaatiohierarkian eri tasoilla ylempien organisaatiotasojen osuus palvelujen tuottamisessa jää usein arvioinnissa mm. tavoitteiden puutteellisuuden vuoksi vähemmälle huomiolle kuin asiakasrajapinnassa toimivien organisaatiotasojen. Asiaan vaikuttaa myös tulosjohtamiseen liittyvä käytäntö, jossa ylempi organisaatiotaso arvioi alempaansa eikä päinvastoin. Tulosjohtaminen on ankkuroitunut Suomen julkiseen hallintoon aiemmin ja vahvemmalla otteella kuin laatujohtaminen. Selkeiden laatua koskevien tavoitteiden puute hankaloittaa arvioimista, erityisesti tavoiteperusteista arviointia, jossa toimintaa verrataan asetettuihin tavoitteisiin. Tavoitteiden puutteellisuus asettaa paineita arvioida toimintaa eri intressitahojen näkemykset huomioon ottavan monitahoarvioinnin avulla. Palvelun laadun intressitahoja julkisessa hallinnossa ovat palvelujen käyttäjien lisäksi mm. poliittiset päätöksentekijät ja kansalaiset, palvelua tuottavan organisaation johto sekä palvelua tuottava henkilöstö ja moniportaisissa organisaatioissa vielä organisaation eri tasot. Eri intressitahojen näkökulmat ja vaateet palvelun laadulle määräytyvät niiden suhteesta palveluun samoin kuin niiden asema ja tehtävät arvioinnissa ja arviointitiedon hyväksikäytössä. Moniportaisissa organisaatioissa keskeisin intressitaho ylemmän organisaatiotason tuottamalle palvelulle on alempi organisaatiotaso. Alemman organisaatiotason näkökulmasta katsottuna ei ole riittävää arvioida moniportaisissa organisaatioissa ylemmän organisaatiotason toimintaa esim. laatupalkintokriteereiden avulla, vaan ylemmän organisaatiotason toimintaa on tarpeen arvioida palvelukohtaisesti. Tämä puolestaan edellyttää sitä, että palvelukohtaisesti määritellään ylemmän ja alemman organisaatiotason työosuus (osapalvelu) moniportaisen organisaation palveluketjussa. Tutkimuksessa päädyttiin myös näkemykseen, jonka mukaan palvelut on varsinkin ylemmän organisaatiotason toiminnan suhteen syytä suunnitella moniportaisissa organisaatioissa etukäteen eri intressitahojen vaateita yhteen sovittaen. Tutkimuksen tuloksena syntyi arviointikehikko moniportaisten julkisten organisaatioiden tuottamien palvelujen laadun arviointiin. Arviointikehikossa otetaan kantaa siihen, miten arvioinnin eri vaiheissa olisi tarkoituksenmukaista edetä ja millaisia näkökohtia eri vaiheissa on tarpeen ottaa huomioon. ; EVALUATION OF THE QUALITY OF SERVICES IN A PUBLIC MULTI-LEVEL ORGANIZATION The task of the study was crystallized in the following questions: 1. In what way is it justifiable in public organizations to evaluate the activi-ties of upper organizational levels in producing high quality services? 2. Accordingly, in what way is it justifiable to evaluate the guidance and support directed to the school assistants work and carried out by the ad-ministrative level in the Education Department of the City of Helsinki.? The study showed that the way in which it is justifiable to evaluate the qual-ity of services in public organizations is determined by the special features of public administration. These features have an effect on the definitions of the ser-vice and quality in public administration. The definition is especially influenced by the community orientation of public organizations, the lack and the vagueness of the goals which guide the quality of services, and many interest groups of services. In this study the quality of the service produced by a public organization has the following definition: the quality of the service and the process with help of which the users of the service receive the service must satisfy the integrated de-mands of the users of the service and its various interest groups in all the features of quality. In public administration, interest groups for the quality of services include not only the users of the services but also political decision makers, the leaders and the personnel of the organization producing the services ­ and in a multilevel organization, the different levels of the organization. The quality demands made by these groups, their opportunities to evaluate the service and their interests in utilizing the evaluation data at least partly differ from each other. In a multi-level organization the lower level, often the so called performing level of the organization, is one of the interest groups in relation to how the up-per level takes care of its own tasks in the service chain. The culture of manage-ment by results has rooted in the public organizations earlier than quality culture. Management by results assumes that the upper organizational levels evaluate the lower levels and not the other way around. Quality culture, however, places the direction of the evaluation upside down, bottom-up and not top-down. In service chain thinking there is a need for the lower level to give feedback to the upper organizational level about how it has for its own part supported the work of the lower level in producing value added to the ultimate users of the services. From the point of view of the lower organizational level the emphasis in evaluation should be on the quality of those parts of the services that are pro-duced by the upper organizational level. Evaluation should take place by evaluat-ing one service at a time. The main interest of the lower level is in evaluating whether or not the upper level supports the lower level well enough in producing individual services. In order to be able to define what is good enough in each case it is necessary to specify the responsibilities of both the upper and lower organizational levels service by service in the service chain. Multiple constituency evaluation or stakeholder-based evaluation is an approach to evaluation in which activities are evaluated from the points of views of many different interest groups. The choice of the approach is determined by the purpose of the evaluation. Purposes of evaluation can be for instance evaluation for development work or evaluation for accountability. Multiple constituency evaluation is suitable for situations where there is a lack of goals for the quality of public services or the goals are vague. The case example of the study showed the lack and vagueness of goals in the guidance and support directed to the school assistants work and carried out by the administrative level of the Hel-sinki City Education Department. Multiple constituency evaluation is suitable for evaluations for both accountability and for development. However, if there were clear goals defined for the quality of the services the natural choice of the ap-proach in the purpose of evaluation for accountability would be the goal-attainment evaluation.